Journalisering når en model skrev udkastet

En sagsbehandler i en dansk kommune åbner en sag, beder en assistent skrive et udkast til et afgørelsesbrev, læser udkastet, retter to afsnit og sender det. Brevet bliver journaliseret, som breve bliver.

Fire andre ting blev skabt undervejs. Den instruktion, sagsbehandleren gav. De dokumenter, systemet hentede for at forankre sit svar. Det udkast, sagsbehandleren forkastede før dette. Og registreringen af, hvilken model der producerede hvilken version. Den danske journaliseringspligt blev skrevet, før noget af det fandtes, og den passer ikke rent på det.

Det her er en arkitekturartikel, ikke en juridisk. Den juridiske vurdering hører hjemme hos jeres egen jurist og, for spørgsmålene nedenfor, ganske sandsynligt hos Datatilsynet eller Rigsarkivet. Det følgende handler om, hvad systemet skal kunne, så svaret stadig står åbent for jer, uanset hvilken vej det falder ud.

Spørgsmålene uden afklarede svar

Journaliseringspligten knytter sig til dokumenter, som en myndighed modtager eller afsender i forbindelse med sagsbehandling, når dokumentet har betydning for sagen. Et genereret udkast er hverken modtaget eller afsendt, så længe det ligger i grænsefladen. Betydning for sagen har det åbenlyst.

Instruktionen registrerer, hvad sagsbehandleren bad om, og former dermed, hvad der kom retur. I en klagesag kan den være det mest oplysende dokument i sagen. De hentede kilder er det faktuelle grundlag, udkastet hviler på, og notatpligten for faktiske oplysninger af betydning er veletableret for oplysninger, der kommer ad andre veje. Om nogen af delene hører til på sagen, er uafklaret.

Det forkastede udkast kan være et internt arbejdsdokument, hvilket rejser spørgsmålet, om ekstraheringspligten for faktiske oplysninger stadig rækker ind i det. Arkivloven rejser endnu et: hvad hører til i arkivversionen, når sagen er lukket, nu hvor en retvisende gengivelse af forløbet omfatter maskingenererede mellemtilstande.

Vi ved det ikke, og så vidt vi kan finde, har ingen offentliggjort et svar. Det, vi ved, er, at omkostningen ved at tage fejl er asymmetrisk.

Hvorfor asymmetrien afgør designet

Hvis I fastholder materialet, og svaret ender med at være, at I ikke behøvede det, har I gemt mere end nødvendigt. Det koster lagerplads og har en databeskyttelsesmæssig konsekvens, og begge dele kan håndteres med en sletteregel.

Hvis I ikke fastholder det, og svaret bliver, at I burde have gjort det, er materialet væk. Det kan ikke rekonstrueres bagefter, for den model, der producerede det, findes måske ikke længere i den version, og det indeks, den hentede fra, er kørt videre. En sag fra 2026 bliver umulig at dokumentere i 2028.

At gemme kan gøres om. En slettepolitik kan lægges oven på materiale, I har beholdt. Ingenting kan lægges oven på materiale, I aldrig registrerede.

Hvad der skal fastholdes ved generering

• Instruktionen, som den blev afgivet, med det sagsnummer den blev afgivet under
• Identifikatorer og versioner på de hentede dokumenter, tilstrækkeligt til at rekonstruere det faktuelle grundlag, også hvis dokumenterne siden revideres
• Model og version af promptskabelonen, så adfærd kan forklares frem for gættes
• Det genererede output, og om et menneske godkendte, rettede eller forkastede det
• Sagsbehandlerens identitet, eftersom hele pointen med registreringen er at kunne henføre en afgørelse til en person

Læg mærke til, hvad der ikke står på listen. Der er ikke noget krav om at journalisere det hele ind i sagssystemet som udgangspunkt. At fastholde og at journalisere er to forskellige beslutninger, og det er sammenblandingen af dem, der får folk til at afvise hele ideen som uigennemførlig.

Fasthold først, klassificér bagefter

Skriv materialet til et lager bundet til sagsnummeret, med en sletteregel og en adgangsstyring, der svarer til sagens egen. Beslut derefter, som en politik myndigheden ejer frem for en standardindstilling leverandøren valgte, hvad der journaliseres ind på sagen, hvad der opbevares uden for den, og hvad der slettes efter en plan.

Den opdeling betyder, at en ændret juridisk fortolkning bliver en konfigurationsændring. Den betyder også, at myndigheden kan besvare en aktindsigtsanmodning om, hvordan en afgørelse blev til, hvilket er det spørgsmål, der før eller siden bliver stillet, uanset om lovgivningen har indhentet virkeligheden.

Det vi anbefaler

Behandl genereret materiale som sagsmateriale, indtil nogen med den fornødne kompetence beslutter noget andet, og byg registreringen ind i systemet fra den første idriftsættelse frem for efter den første klage. Bind alt til sagsnummeret, anvend sagens sletteregel, og hold journaliseringsbeslutningen konfigurerbar.

Stil derefter spørgsmålet ordentligt. Det her har brug for et svar fra Rigsarkivet og fra sektoren, ikke fra hver kommune, der hver for sig når frem til noget forskelligt. Indtil da har de myndigheder, der fastholdt materialet, et valg, og de, der ikke gjorde, et hul.

Skal et AI-genereret udkast journaliseres?

Der findes ikke et afklaret svar. Journaliseringspligten knytter sig til dokumenter, der modtages eller afsendes i forbindelse med sagsbehandling og har betydning for sagen, og et udkast, der ligger i grænsefladen, er hverken modtaget eller afsendt, samtidig med at det tydeligvis har betydning. Behandl det som sagsmateriale, indtil en autoritativ fortolkning siger noget andet.

Hvad med instruktionen og de hentede kilder?

Begge dele er stærke kandidater til sagen. Instruktionen registrerer, hvad der blev spurgt om, og former svaret. De hentede dokumenter er det faktuelle grundlag, udkastet hviler på, og notatpligten for faktiske oplysninger af betydning er veletableret for oplysninger, der kommer ad andre veje.

Er det ikke et databeskyttelsesproblem at gemme det hele?

Det er et håndterbart et, forudsat at materialet er bundet til sagsnummeret og arver sagens sletteregel og adgangsstyring. Alternativet er værre. Sletning kan anvendes bagefter på materiale, I har beholdt, og ingenting kan anvendes på materiale, der aldrig blev registreret.

Hvordan bør det bygges?

Fasthold materialet ved genereringen i et lager bundet til sagen, og behandl derefter journalisering som en separat, konfigurerbar politik, myndigheden ejer. På den måde bliver en ændret juridisk fortolkning en konfigurationsændring frem for et uopretteligt hul i sager, der allerede er lukket.